05.03.10 O te informas o caducas
Un artículo elaborado por Canal Asesor nos explica cómo hemos de optimizar las fuentes y recursos de información en una asesoría.
Es evidente que las nuevas tecnologías son las que mueven hoy en día la información. Así, contamos con dos conceptos complementarios. Por un lado la “Información”, entendida como el reflejo y la expresión del conocimiento humano llevada a cabo en cualquiera de sus posibilidades: oral, escrita, etc. Por otro lado contamos con las “Tecnologías de la Información”, que son ni más ni menos que todas aquellas herramientas que nos permiten ordenar, clasificar, manejar, almacenar, seleccionar, etc. la “Información”.
Información que es vital en un despacho profesional y a través de una correcta organización y el adecuado acceso a ella, podremos obtener la rapidez y la calidad necesaria en el desarrollo de las tareas. Esto es, un mejor posicionamiento en el mercado y un incremento de los beneficios.
Con el fin de conseguir los objetivos que se hayan marcado en todo aquello referente al campo de la “Información” de un despacho profesional es necesaria una inmejorable gestión que debe ser llevada por un gestor de la información o documentalista. Dicha figura será la encargada de conseguir la “calidad total” en todos los procesos, desde el inicio hasta el fin.
¿Cómo realizará esta figura una adecuada selección de fuentes?
La selección de fuentes en el sector jurídico, se puede ajustar en estos momentos a una serie de productos que se encuentran en el mercado, los cuales permiten acceder rápidamente a la información deseada. Se trata básicamente de los siguientes productos:
- Bibliografía jurídica
- Bases de datos jurídicas: legislación y jurisprudencia
- Boletines oficiales
- Revistas especializadas y prensa
Acceso a las fuentes de información
Después de llevar a cabo una primera fase de selección de la información que va a ser necesaria para los profesionales del despacho, se pasaría ya a la segunda fase. En ésta se debe concretar qué tipo de productos se van a adquirir, cómo y dónde.
Esta información se puede obtener a través de:
- Bibliografía jurídica: en librerías con departamentos especializados en el tema jurídico, bibliotecas y centros de documentación de especialidad jurídica (en universidades, por ejemplo) o servicios que empresas especializadas en el tratamiento de la documentación jurídica han puesto a disposición del público mediante el pago de tarifas establecidas para tal fin.
- Legislación y jurisprudencia: Suscripción a los Boletines Oficiales correspondientes (papel) y la suscripción on-line, suscripción a bases de datos en CD-ROM o disquete proporcionados por empresas especializadas o bien por los Boletines Oficiales.
- Revistas especializadas y prensa: Tanto en las revistas especializadas como en la prensa se tratan diariamente los temas de actualidad más candentes por ello es importante suscribirse a ellas ya sea vía on-line o en soporte papel.
Ahora bien, en el momento en que ya disponemos de todos estos documentos, esa información debe ofrecerse a los profesionales y directivos.
Se hace impensable un despacho profesional en el que no coexistan las “Tecnologías de la Información” con todos los demás recursos necesarios para la estructuración de esta tipología de empresas porque si partimos de la base de que el despacho cuenta con una infraestructura informática actualizada, organizada sobre una estructura de red local, con arquitectura cliente/servidor y salida a Internet, a la cual tengan acceso todos los profesionales, podemos decir que van a disponer de toda la información necesaria en cualquier momento del día.
Resulta evidente, que un despacho profesional debe proveerse de información de calidad, toda la necesaria en el momento adecuado. Para ello deberá organizar sistemas como los que se han descrito en puntos anteriores. Pero será el despacho, quien en función de sus necesidades, decidirá las formas de acceso a las fuentes información y qué canales y sistemas va a utilizar para conseguir sus propósitos
En conclusión, se puede afirmar que, sin lugar a dudas, las “Tecnologías de la Información” juegan un papel importantísimo y a la vez imprescindible para el buen posicionamiento en el mundo empresarial, siempre y cuando se aprovechen de forma adecuada los recursos de información que ponen a disposición de los equipos humanos.
